Créer un site d’événement : comment faire ?

Que ce soit pour des raisons privées : mariage, anniversaire, pendaison de crémaillère, fête de famille…

Ou pour des raisons professionnelles ou semi-professionnelles : séminaire d’entreprise, team-building, rencontre entre passionnés…

Organiser un événement n’est pas une mince affaire.

Dans ce contexte, les nouvelles technologies peuvent vous donner un sacré coup de pouce. 

La création d’un site internet professionnel pour des événements, notamment, peut vous ôter une belle épine du pied, et vous permettre de faciliter les préparatifs et l’organisation du jour J.

Alors, comment faire un site d’événement facilement et rapidement, pour vous aider à organiser votre rassemblement professionnel ou familial ?

Créer un site

Pourquoi faire un site d’événement plutôt qu’envoyer un simple mail ?

C’est vrai ça… Est-il vraiment utile de créer un site pour organiser un événement ? N’est-il pas plus simple d’envoyer un simple mail à tous les invités ? Ou mieux encore de créer une page événement sur Facebook ? 

Ou bien de se débrouiller avec des services en ligne comme Doodle par exemple ?

Eh bien, tout d’abord, sachez que construire un site aujourd’hui ne prend pas plus de temps que de gérer une page Facebook ou un document web.

Or, rassembler toutes les infos d’un événement, en un seul et même endroit accessible à tous, présente de nombreux avantages… 👇

Communiquer facilement avec les invités

La création d’un site n’est pas forcément le premier réflexe quand on organise un événement…

Et pourtant, cela pourrait bien être le meilleur outil qui soit, pour couvrir tous les besoins d’un porteur de projet événementiel qu’il soit pro ou privé…

• Déjà, vous pouvez utiliser votre site d’événement comme un carton d’invitation numérique. Il ne vous restera plus qu’à envoyer l’adresse web à vos invités. C’est gratuit, et totalement personnalisable en termes de design.

• Ensuite, votre site contiendra, à lui seul, tous les détails reliés à votre rassemblement ou votre fête de famille. Plutôt pratique, non ?

• Enfin, grâce aux fonctions interactives (forum, commentaires, formulaires…), les invités pourront vous répondre directement en ligne. Ce, concernant n’importe quelle problématique.

Un carton d’invitation digital sous la forme d’un site d’événement 

Imaginez… Un joli carton d’invitation en ligne qui contient toutes les infos qu’il faut, pour se rendre à votre rassemblement public ou privé.

C’est ce que vous allez créer, en deux temps trois mouvements, avec votre site web d’événement. 

Puis, il vous suffira de partager le lien vers la page internet, pour prévenir tout le monde et leur donner toutes les indications nécessaires.

Comment construire un site d’événement rapidement et facilement ? On vous donne nos astuces un peu plus bas… 

Toutes les infos concernant votre événement en un seul et même endroit 

Avec la création d’un site web d’événement, pas besoin de multiplier les supports.

Vous rassemblez toutes les données indispensables sur un seul et même espace digital : 

• Date et heure de rendez-vous
• Adresse interactive, avec l’ajout d’une carte Google Maps 
• Indications diverses concernant l’événement (équipement ou tenue à prévoir, programme des festivités, déroulement de la journée / soirée…)
• Vous pourrez même ajouter un widget météo ou un compte à rebours jusqu’au jour J, si le cœur vous en dit  !

Faire un site internet d’événement pour des échanges simplifiés

Enfin, l’aspect interactif et centralisé sera une aide précieuse pour l’organisation de votre événement. 

En effet, en ajoutant un formulaire de réponse en ligne, un encadré pour vous laisser un message, une section de FAQ ou encore un forum, vous permettez à tous les convives de : 

• Spécifier facilement s’ils peuvent se rendre ou pas à l’événement,
• Se renseigner de façon rapide et précise sur tel ou tel sujet relié au rassemblement,
• Poser une question, faire une suggestion ou laisser un commentaire, en un seul clic…

Créer un site internet d’événement : des souvenirs pour après…

Mais construire un site d’événement, ce n’est pas seulement un soutien pour l’organisation.

C’est aussi un moyen de laisser une trace, et de partager les souvenirs de la journée / soirée.

Par exemple au travers : 

• D’un album photos en ligne (diaporama personnalisable)
• D’enregistrements audios (musique, discours…)
• De vidéos

OK… Mais, concrètement comment construire un site d’événement ?

Comment créer un site pour un événement privé ou pro ?

Pour organiser un événement d’une journée ou d’une soirée, voire de quelques jours, pas besoin d’investir beaucoup d’argent. Il existe des outils pas chers, et même gratuits !

Pas besoin non plus de se prendre la tête, avec un logiciel compliqué à prendre en main comme un CMS (comme WordPress,  par exemple) : des solutions toutes simples sont disponibles, en quelques clics, sur le web !

Créer un site

Quelle est la meilleure solution pour organiser un événement sur le web ?

Selon nous, la solution la plus adaptée pour lancer un site événementiel est un website builder (comme SiteW ou Orson, notamment).

Pourquoi ? Pour toutes les raisons suivantes : 

• Pour la facilité d’utilisation

Ce qu’il vous faut, c’est un outil qui vous facilite la vie. 

Justement, les website builders (constructeurs de sites en français) sont conçus spécialement pour cela : 

• Pas besoin de télécharger quoi que ce soit : tout se passe en ligne.
• Le système de glisser / déposer permet de créer un site web complet, juste avec la souris de l’ordinateur.
• Vous faites toutes les modifications sur un seul et même onglet, directement sous vos yeux.
• Vous pouvez partir d’un modèle de site préconstruit (mais entièrement modifiable !) qui vous facilite les choses, et vous permet d’avancer plus rapidement. 

• Pour la gratuité

Les website builders vous donnent la possibilité de créer un site gratuitement ou à bas prix.

• Par exemple, sur un service en ligne comme SiteW, vous pouvez faire un site d’événement gratuit de 5 pages, et profiter de toutes les fonctionnalités avancées pour 6,60€ / mois.
• Et sur une plateforme comme Orson, vous créerez un site complet à partir de 2€ / mois seulement.

• Pour la liberté de création

Un website builder vous laisse toute latitude pour créer un site d’événement personnalisé.

Utilisez les outils graphiques à votre disposition, pour concevoir de jolies pages web aux couleurs de votre thématique.

Vous pourrez configurer les teintes du site, la typographie, le fond de l’écran, l’apparence des éléments, le pied de page, mais aussi ajouter des formes, des animations, des icônes, des bandes de séparations, des illustrations, etc.

Comme dit précédemment, vous pourrez également ajouter des fonctionnalités utiles et pratiques, comme une carte de géolocalisation ou des formulaires en tous genres.

• Pour l’assistance offerte

Passer par un website builder pour la conception de votre site d’événement vous permet de bénéficier d’une aide en ligne totalement gratuite : FAQ, tutos, guides, livres blancs…

Mais si vous avez une question plus pointue, vous pouvez également contacter le support technique ! 📧

• Pour la sécurité

Contrairement à un CMS (Joomla, WordPress), un website builder prend en charge, pour vous, la partie technique.

Ainsi votre site est protégé et performant, de façon automatique.

• Pour la facilité d’échange

Par rapport à un mail ou une simple page d’événement Facebook, créer un site internet pour une fête de famille ou un séminaire d’entreprise, vous permettra de mettre facilement en place un échange.

Que ce soit le partage d’anecdotes ou de souvenirs, ou encore d’images ou de films vidéos.

Certains website builders, comme SiteW, proposent d’ailleurs un accès multi-utilisateurs pour la modification du site. Ainsi, plusieurs personnes peuvent contribuer à l’enrichissement des pages.

Construire un site d’événement qui facilite vraiment la vie

Changer la confidentialité de son site web d’événement

Typiquement, un site internet d’événement, qu’il soit professionnel ou privé, peut être amené à être confidentiel.

Il peut en effet ne concerner que les membres d’une famille ou les salariés d’une entreprise.

Dans ce cas, veillez à ce que votre prestataire vous permette de restreindre l’accès à vos pages : que ce soit par le biais d’un mot de passe, ou via une inscription comme membre du site.

Faire un site pour organiser un événement : quelles fonctionnalités utiliser ?

Pour que votre site web d’événement soit un réel soutien pour votre organisation, vous pouvez utiliser les fonctionnalités suivantes :

• Un agenda

Si votre événement dure quelques jours, un agenda vous permettra d’afficher le programme des activités.

• Des formulaires

Nous l’avons déjà évoqué : le formulaire est un incontournable pour tout site d’événement qui se respecte. 

Ce, qu’il s’agisse d’une simple façon de vous contacter, d’un sondage pour fixer une date ou un horaire, ou pour que vos invités puissent répondre à une question que vous souhaitez leur poser.

• Des documents téléchargeables

Laisser un document en téléchargement sur votre site peut être extrêmement commode : une feuille de route, une liste quelconque, un programme…

• Un forum

Nous en avons parlé plus haut : un forum peut être une aide précieuse pour vos convives. Que ce soit pour échanger sur les possibilités de covoiturage ou pour discuter des solutions d’hébergement, ce sera un atout indéniable pour l’organisation de votre événement…

• Des widgets

Qu’il s’agisse d’un compte à rebours pour un événement d’importance ou d’un widget météo précisant le temps qu’il fera le jour J, un widget peut clairement être un petit bonus sympathique pour votre site web.

Quel design pour la conception d’un site d’événement ?

Que votre site d’événement soit pratique et utile à tous, c’est génial ! Mais…

Et s’il était, en plus, super joli ?

L’avantage d’un website builder, c’est qu’en deux temps trois mouvements, vous aurez personnalisé le design de votre site.

Et en plus, vous vous serez bien amusé durant le processus. 🙌

• Ajouter des images

Pour ajouter des photos des éditions antérieures ou du lieu de l’événement, ou encore des activités que vous allez proposer, vous pouvez insérer une galerie d’images sur votre site.

Ainsi, vous plongez vos convives directement dans l’ambiance !

• Intégrer des vidéos

Vous pourrez charger vos films personnels ou trouver des vidéos illustratives sur des plateformes comme YouTube ou Vimeo.

• Musique, maestro !

Une playlist pour votre future fête, ou la retransmission d’un sketch-souvenir : ajoutez des fichiers audios sur votre site !

• Illustrez votre site d’événement

Que ce soit à l’aide d’illustrations, de formes géométriques ou d’icônes, vous pourrez dynamiser votre site, avec des outils graphiques personnalisables.

Création d’un site pour un événement, conclusion

En somme, concevoir un site d’événement vous donnera un coup de main appréciable pour : 

• Informer vos convives et leur faciliter l’accès aux indications,
• Leur permettre de signaler leur présence ou leurs problématiques, en un seul clic,
• Avoir une meilleure organisation et vous faire gagner du temps,
• Et partager des souvenirs du jour J, après l’événement.

Maintenant, vous n’avez plus qu’à préparer votre liste d’invités ! 👪

Créer un site